2 Cümlede Özet: İzin akışları kâğıt veya e-posta üzerinden yürüdüğünde yedek onaycı, hatırlatma ve müsaitlik kontrolü yoktur; bu yüzden ortalama 4.3 günde tamamlanır. VARDIO'nun AI onay akışı talep tipine ve mevcut yoğunluğa göre otomatik karar verir veya doğru kişiye yönlendirir; ortalama süre 3 saat 22 dakikaya iner.
1. 5 Onay Adımı Aslında Mimari Bir Sorun
"5 onay adımı" demek aslında "5 farklı kişinin manuel müdahalesi" demektir. Her kişinin müsaitliği, ruh hali ve önceliği farklıdır. Süreçler asenkron çalışır ama akış senkronize gibi tasarlanır; sonuç olarak en yavaş halka bütün süreyi belirler.
Modern bir BPM (Business Process Management) yaklaşımı şu üç prensiple çalışır:
- Belirli olmayan onaylar otomatize edilemez: "Müdür uygun bulursa" gibi muğlak ifadeler süreci durdurur. Net kriterler tanımlanmalıdır.
- Her aktör için yedek vardır: Yetkili izinli/raporluysa otomatik yedek devreye girer.
- Sistem sahibi insan değil yazılımdır: Hatırlatma, eskalasyon ve raporlama insan inisiyatifine bırakılmaz.
2. İzin Talebinin 5 Klasik Kaybolma Noktası
Nokta 1: "Lider Aslında Hiç Görmedi"
Talep e-posta gelir, lider okumaz; çünkü gelen kutusu 250 maille dolu. Sistem hatırlatmadığı için talep "okundu" sayılır ama gerçekte okunmamıştır.
Nokta 2: "Müdür İzinde, Yedek Yok"
Lider talebi müdüre yönlendirir; müdür Antalya'da tatildedir. Yedek onaycı atanmadığı için süreç müdür dönene kadar bekler.
Nokta 3: "İK Uzmanı Çıktı Aldı, Masada Kaldı"
İK uzmanı talebi printer'dan çıkarttı, masaya koydu, yemekten dönünce başka şey yapmaya başladı. Kâğıt, masanın altında kaybolur.
Nokta 4: "Direktör Diyalog Bekliyor"
Direktör "bunu konuşalım" der, talep durur; ama görüşme planlanmaz. Personel "ne oldu" diye sorar, çevrenin tutarsız yanıtları artar.
Nokta 5: "Operasyon Onayı Vardiya Listesinde Çakışıyor"
Onaylar bitse bile vardiya listesinde aynı gün başka bir personelin de izinli olduğu fark edilmez. Personel izne çıkar, ekibin yarısı eksik kalır.
Editörün Notu: VARDIO'nun onay motoru, BPMN 2.0 standartına uygun bir iş akışı motoru üzerinde çalışır; tüm onay durumlarını MongoDB'ye state machine olarak yazar. Bu sayede "bu talep şu an nerede?" sorusunun cevabı her zaman tek bir kayıt içinde net görülür.
3. VARDIO AI Onay Akışı: Adım Adım
- Personel mobil uygulamadan talep oluşturur. Tarih aralığı, izin tipi, açıklama girer.
- AI bakiyeyi ve takvim yoğunluğunu kontrol eder. İzin bakiyesi yoksa, ekip o gün dolu ise personele alternatif öneri yapar.
- Onay haritası uygulanır. Sistem 5 adımı sıralı veya paralel olarak çalıştırır.
- SLA saatleri belirlenir. Her adım için maksimum cevap süresi vardır (örn. 24 saat). Aşılırsa otomatik eskalasyon.
- Yedek onaycı devreye girer. Asıl onaycı izinliyse yedek otomatik tetiklenir.
- Otomatik karar. Belirli kurallarda AI direkt karar verebilir (örn. ekibin %20'sinden azı izinli ise +1 günlük talep otomatik onaylı).
- Bordro ve vardiya akışına yansır. Onay anında ön-bordro paneli ve vardiya planlayıcı güncellenir.
4. Yedek Onaycı Mantığı: Bir Kişi Tatildeyse Süreç Durmamalı
VARDIO panelinde her onaycı için yedek tanımlanır. Asıl onaycının takvim durumu (izinli/raporlu/dışarıda) sisteme otomatik düşer. AI; kişinin son 30 günkü ortalama yanıt süresine bakar ve aşılırsa yedeği davet eder. Bu mekanizma sayesinde:
- Yıllık izin döneminde de süreç akar.
- Hastalanan yöneticinin işini sistem üstlenir.
- "O konuştu, ben onaylamadım" tartışması bitirir.
5. AI Otomatik Karar Verebilir mi? Hangi Durumlarda?
VARDIO panelinde her şirket kendi kurallarını tanımlar. Tipik otomatik onay senaryoları:
- 1 günlük yıllık izin + bakiye yeterli + ekipte %20'den az kişi izinli → otomatik onay
- Resmi rapor yüklendi + 5 günden az → otomatik onay
- 3+ gün yıllık izin + bakiye düşük → kurala bağlı yöneticiye gider
- Mazeret izni → her zaman yöneticiye gider
Bu sayede yönetici sadece gerçekten karar verilmesi gereken talepleri görür; rutin onaylar otomatik akar.
"İzin talebi 5 imza beklemiyor; 5 müsait insanı bekliyor. Sistem müsaitliği yönetebilirse onay sırası kendi kendine akar."
Bu yazı faydalı oldu mu?
43 okuyucunun ortalama puanı.
4.8/5
43 Oy
Tuğba Aksu — İK Uzmanı
"İK olarak en büyük zaman kaybımız izin onayları. Bu yazıdaki akış mantığı tam çözümümüz."
Mert Çakır — Operasyon Müdürü
"AI'ın boş çakışma kontrolü çok zekice. Manuel kontrolü neredeyse bıraktık."
Okuyucu Soruları & Uzman Cevapları
3 soruda akış özeti.
S1. İzin talepleri neden onaylanmadan kaybolur?
Cevap: Manuel onay süreçlerinde yedek onaycı atanmaz, hatırlatma otomatik değildir ve yetki haritası bulanıktır. Yetkili kişi izinli ya da görüşmedeyken talep durur ve unutulur.
S2. VARDIO AI onay akışı ne kadar süre kazandırır?
Cevap: Klasik süreçte 4.3 gün süren 5 adımlı bir akış VARDIO ile ortalama 3 saat 22 dakikaya iner.
S3. Onay süreci hangi kararı otomatik verebilir?
Cevap: Bakiye, vardiya çakışması, takvim yoğunluğu ve aynı gün izinli kişi sayısı uygunsa AI talep otomatik onaylar. Yönetici sadece kritik talepleri görür.
Onay sırasında talepler kaybolmasın
5 personele kadar süresiz ücretsiz. AI onay akışı standart özellik.